ಇ-ಮೇಲ್: ಶಿಷ್ಟಾಚಾರ ಅಗತ್ಯ

ಪತ್ರಗಳಿಗೆ ಪರ್ಯಾಯವಾಗಿ ಇಂದು `ಇ-ಮೇಲ್~ ಬಹು ಜನಪ್ರಿಯ ಸಂವಹನದ ಸಾಧನವಾಗಿ ಮಾರ್ಪಟ್ಟಿದೆ. `ಮರಗಳನ್ನು ಉಳಿಸಿ~ (ಕಾಗದ ರಹಿತ ಸಂವಹನ) ಎಂಬ ಘೋಷ್ಯವಾಕ್ಯಕ್ಕೆ ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ಜಗತ್ತು ಕೂಡ  ಬೆಂಬಲಿಸಿರುವುದರಿಂದ   ಸಂವಹನ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕಾಗಿ `ಇ-ಮೇಲ್~ ಬಳಕೆ ಈಗ ಇನ್ನಷ್ಟು ಹೆಚ್ಚಿದೆ. ಕಚೇರಿಗಳಲ್ಲಿ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ಪರಸ್ಪರ ಸಂವಹನ ನಡೆಸಲು ಇ-ಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನೇ ಬಳಸಲು ಆರಂಭಿಸಿದ್ದಾರೆ.

ಎಲ್ಲಾ ಸರಿ. ಇ-ಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವಾಗ ಕೆಲವು ಅಗತ್ಯ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಪಾಲಿಸಬೇಡವೇ. ಖಂಡಿತ ಪಾಲಿಸಬೇಕು. ಆಗ ಮಾತ್ರ ನಾವು ಇನ್ನೊಬ್ಬರಿಗೆ ಕಳುಹಿಸುವ ಇ-ಮೇಲ್ ಹೆಚ್ಚು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಕೆಲವೊಂದು ಸಲಹೆಗಳು ಇಲ್ಲಿವೆ.

ವಿಷಯಕ್ಕೆ ಅಂಟಿಕೊಂಡಿರಿ. ಇ-ಮೇಲ್ ಬರೆಯುವಾಗ ಅಗತ್ಯಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಉದ್ದವಾಗಿ ಬರೆಯಬೇಡಿ. ಮುದ್ರಿತ ಸಂಹವನ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ಓದುವುದಕ್ಕಿಂತಲೂ ಇ-ಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಓದುವುದು ಕಷ್ಟಕರ.

ಇ-ಮೇಲ್ ಹೆಚ್ಚು ಉದ್ದವಾಗಿದ್ದರೆ ಓದುಗನ ಆಸಕ್ತಿಯನ್ನು ಕುಂದಿಸಬಹುದು. ಆ ಕಾರಣಕ್ಕೆ ಇ-ಮೇಲ್‌ನ ರೂಪ ಮತ್ತು ವಿನ್ಯಾಸ ಹೆಚ್ಚು ಪ್ರಮುಖವಾಗುತ್ತದೆ.

ಇ-ಮೇಲ್ ಬರೆಯುವಾಗ ಚುಟುಕು ಪ್ಯಾರಾಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದು ಸೂಕ್ತ. ಪ್ರತಿ ಪ್ಯಾರಾಗಳ ನಡುವೆ ಒಂದು ಖಾಲಿ ಗೆರೆಯನ್ನು ಬಿಡಿ. ಯಾವುದಾದರೂ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಬರೆಯಬೇಕೆಂದಿದ್ದರೆ ಅವುಗಳನ್ನು ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಿ. ಪ್ರತಿ ವಾಕ್ಯದಲ್ಲಿ 15-20ರಿಂದ ಹೆಚ್ಚು ಪದಗಳು ಇರದಂತೆ ನೋಡಿಕೊಳ್ಳಿ.

ಇ-ಮೇಲ್‌ಗೆ ಹೆಚ್ಚಿನ ಮಾಹಿತಿಗಳನ್ನು ಸೇರ್ಪಡೆ (ಅಟ್ಯಾಚ್) ಮಾಡುವಾಗಲೂ ಎಚ್ಚರ ಅಗತ್ಯ. ಅಗತ್ಯಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಅಟ್ಯಾಚ್ ಮಾಡಬೇಡಿ.
 
ಹೆಚ್ಚು ಮಾಹಿತಿ/ದತ್ತಾಂಶಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡ ಮೇಲ್‌ಗಳು ಇ-ಮೇಲ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳನ್ನು ಕುಗ್ಗಿಸಬಹುದು. ಒಂದು ವೇಳೆ ದತ್ತಾಂಶಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸಬೇ ಬೇಕೆಂದಿದ್ದರೆ ಅವುಗಳನ್ನು ಸಂಕ್ಷೇಪಿಸಿ. ಉತ್ತಮ ವೈರಸ್ ಭದ್ರತಾ ತಂತ್ರಾಂಶಗಳಿಂದ ಆ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಸ್ಕ್ಯಾನ್ ಮಾಡಿ ಆ ಬಳಿಕ ಕಳುಹಿಸಿ.
 
ರಿಪ್ಲೈ ಮತ್ತು ಸಿಸಿ ಫೀಲ್ಡ್ ನಡುವೆ ವ್ಯತ್ಯಾಸ:  ಬಂದಿರುವ ಇ-ಮೇಲ್‌ಗೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸುವ ಮೊದಲು ರಿಪ್ಲೈ ಮತ್ತು ಸಿಸಿ ಫೀಲ್ಡ್ ಬಗ್ಗೆ ಸ್ಪಷ್ಟ ಕಲ್ಪನೆ ಇರಬೇಕು. ಯಾರದ್ದಾದರೂ ಹೆಸರು ರಿಪ್ಲೈ ಫೀಲ್ಡ್ ಇದ್ದರೆ, ಆ ಮೇಲ್ ಆ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಹೋಗುವಂತದ್ದು ಎಂದರ್ಥ.

ಆದರೆ ಸಿಸಿ ಫೀಲ್ಡ್ ಕೇವಲ ಮಾಹಿತಿ ನೀಡುವುದಕ್ಕಾಗಿ ಮಾತ್ರ. ಹಾಗಾಗಿ ಇ-ಮೇಲ್ ಕಳುಹಿಸುವಾಗ ಯಾರಿಗೆ ಮೇಲ್ ರವಾನೆಯಾಗಬೇಕು.

ಯಾರಿಗೆ ಮಾಹಿತಿ ಮಾತ್ರ ರವಾನಿಸಬೇಕು. ಅನಗತ್ಯವಾಗಿ `ರಿಪ್ಲೈ ಆಲ್~ ಗುಂಡಿಯನ್ನು ಒತ್ತಬೇಡಿ. ನೀವು ಕಳುಹಿಸಿರುವ ಇ-ಮೇಲ್‌ನ್ನು ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರು ನೋಡಬೇಕೆಂದಿದ್ದರೆ ಮಾತ್ರ `ರಿಪ್ಲೈ ಆಲ್~  ಕಳುಹಿಸಿ.

ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ಮೇಲ್‌ಗಳು ಹಕ್ಕುನಿರಾಕರಣೆ ಹೇಳಿಕೆ (ಜಿಠ್ಚ್ಝಜಿಞಛ್ಟಿ) ಇದ್ದರೆ ಒಳ್ಳೆಯದು. ಈ ಹಕ್ಕು ನಿರಾಕರಣೆ ಹೇಳಿಕೆಯು ಯಾವುದೇ ಕಂಪೆನಿಯನ್ನು ಹೊಣೆಗಾರಿಕೆಯ ಅಪಾಯದಿಂದ ತಪ್ಪಿಸುವುದರಿಂದ ಕಚೇರಿಗಳಲ್ಲಿ ಬಳಸುವ ಆಂತಕರಿಕ ಮತ್ತು ಬಾಹ್ಯ ಇ-ಮೇಲ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಇದನ್ನು ಬಳಸುವುದು ಸೂಕ್ತ.

ಆಂತರಿಕ ಇ-ಮೇಲ್‌ಗಳ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರ
ಆಂತರಿಕ ಇ-ಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಕಂಪೆನಿಯ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿ, ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಸುಧಾರಣೆ, ನಿಯಮಗಳ ಪರಿಷ್ಕರಣೆಗಳ ಮಾಹಿತಿಗಳ ರವಾನೆ ಮತ್ತು ಸತ್ಯಾಂಶಗಳ ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳುವುದಕಾಗಿ ಮಾತ್ರ ಬಳಸಬೇಕು.ಸರಿಯಾದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಇ-ಮೇಲ್ ಕಳುಹಿಸುವ ಮೂಲಕ ಕಂಪೆನಿಯ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ನಡುವಿನ ಬಾಂಧವ್ಯ ಹಾಳಾಗದಂತೆ ನೋಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.

ದುಃಖಕಾರವಾದ ಸುದ್ದಿಯನ್ನು ಎಂದಿಗೂ ಇ-ಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಬಾರದು. ಇದರ ಹೊರತಾಗಿ, ಹಲವು ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಹುಟ್ಟುಹಾಕುವ, ವಿವಾದಾತ್ಮಕ ವಿಚಾರಗಳ ಮತ್ತು ಹೆಚ್ಚು ಚರ್ಚಿತ ವಿಚಾರಗಳನ್ನು ಚರ್ಚಿಸಲು ಇ-ಮೇಲ್ ಸೂಕ್ತ ಸ್ಥಳವಲ್ಲ ಎಂಬುದನ್ನು ಎಲ್ಲರೂ ಅರಿಯಬೇಕು. 
        
ಹೀಗಿರಲಿ ಇ-ಮೇಲ್
 ಚುಟುಕು ಮತ್ತು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿರಲಿ. ಒಂದು ಇ-ಮೇಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಕೇವಲ ಒಂದೇ ವಿಷಯವಿರಲಿ
ಸಾಧ್ಯವಾದಲ್ಲೆಲ್ಲಾ ಕ್ರಿಯಾಪದವೊಂದರ ಕರ್ತರಿ ಪ್ರಯೋಗವನ್ನೇ ಬಳಸಿ (ಆಕ್ಟಿವ್ ವಾಯಿಸ್)ಅಕ್ಷರಗಳ ಗಾತ್ರ ಹೆಚ್ಚು ದೊಡ್ಡದಾಗಿರುವುದು ಸೂಕ್ತವಲ್ಲ. ಬಣ್ಣ ಬಳಕೆಯನ್ನು ಕೈಬಿಡುವುದು ಒಳಿತು.

ವ್ಯವಹಾರಿಕ ಇ-ಮೇಲ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಪದಗಳ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ರೂಪ ಬಳಸುವುದನ್ನು  ತಪ್ಪಿಸಿ (ಉದಾ: BTW- by the way, LOL-lough out loud)) ಆಶ್ಚರ್ಯ ಸೂಚಕ ಚಿಹ್ನೆಯಿಂದ ದೂರವಿರಿ!

ಕ್ಯಾಪಿಟಲ್ ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಇ-ಮೇಲ್ ಬರೆಯಲು ಹೋಗ ಬೇಡಿ. ಒಂದು ವೇಳೆ ಕ್ಯಾಪಿಟಲ್ ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಬರೆದರೆ, ನೀವು ಕಿರುಚಾಡುತ್ತೀದ್ದೀರಿ ಎಂಬ ಅರ್ಥವನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ.
ಕೋಪ ಇದ್ದಾಗ ಯಾವುದೇ ಇ-ಮೇಲ್‌ಗೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸುವುದಕ್ಕೆ ಹೋಗಬೇಡಿ. ಆ ಬಳಿಕ ಪಶ್ಚಾತ್ತಾಪ ಪಡುವ ಸಾಧ್ಯತೆ ಬರಬಹುದು

ಇ-ಮೇಲ್ ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು ಬರೆದಿರುವ ಮೇಲ್‌ನ್ನು ಓದಿ. ಪದ, ಕಾಗುಣಿತ ದೋಷಗಳಿರುವ ಸಾಧ್ಯತೆಯ ಇರುತ್ತವೆ.ಅಪರಿಚಿತರಿಂದ ಬಂದ  ಇ-ಮೇಲ್‌ಗೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯಿಸುವಾಗ ಯಾವಾಗಲೂ ಸ್ವಾಮಿ/ಮಾನ್ಯರೇ (dear sir/madam) ಎಂದು ಸಂಬೋಧಿಸಿ. ಅಂತ್ಯದಲ್ಲಿ ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ ಎಂದು ಬರೆಯಿರಿ. ಪರಿಚಿತರ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ಅವರ ಹೆಸರನ್ನು dear Mr/Mrs...ಬರೆದು ಸಂಬೋಧಿಸಿ.

ಇ-ಮೇಲ್ ವಿಷಯ ಅರ್ಥಪೂರ್ಣವಾಗಿರಲಿ ಮತ್ತು  ನೇರವಾಗಿರಲಿ. ಯಾವತ್ತಿಗೂ ತುರ್ತು ಅಥವಾ ಪ್ರಮುಖವಾದುದು  (URGENT or IMPORTANt) ಎಂಬ ಪದಗಳನ್ನು ಬಳಸಲೇ ಬೇಡಿ.

ಈ ಐದಂಶ ತಿಳಿದಿರಲಿ
ರಹಸ್ಯ ಮಾಹಿತಿಗಳನ್ನು ಯಾವತ್ತಿಗೂ ಬಹಿರಂಗಪಡಿಸಬೇಡಿ

ಮೂರನೇ ವ್ಯಕ್ತಿ ಬಗ್ಗೆ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಟೀಕೆ ಮಾಡಬೇಡಿ

ಸರಣಿ ಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಫಾವರ್ಡ್ ಮಾಡಬೇಡಿ ಮತ್ತು ವೈರಸ್‌ಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಹುಸಿ ಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಕಳಿಸಬೇಡಿ

ಮೇಲ್ ತಲುಪಿರುವ ಬಗ್ಗೆ ಸ್ವೀಕೃತಿ ವಿವರ ಮತ್ತು ಅದನ್ನು ಓದಿರುವುದರ
ದೃಢೀಕರಣಕ್ಕಾಗಿ ಮನವಿ ಮಾಡಬೇಡಿ

ಅಶ್ಲೀಲ ಅಥವಾ ಜನಾಂಗೀಯ ಭಾಷೆಗಳನ್ನು ಬಳಸಬೇಡಿ.