ಗ್ರಾಮ ಪಂಚಾಯಿತಿಗಳಿಗೆ ಅರ್ಜಿಗಳು ಬಂದರೆ ಸಮರ್ಪಕ ದಾಖಲೆಗಳು ಇವೆಯೇ ಇಲ್ಲವೇ ಎಂದು ಪರೀಕ್ಷಿಸಬೇಕು. ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಲಗತ್ತಿಸಬೇಕು. ಸಕಾಲದಲ್ಲಿ ಅರ್ಜಿದಾರರ ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಬಗೆ ಹರಿಸಬೇಕು. ಪಂಚತಂತ್ರ ತಂತ್ರಾಂಶದಲ್ಲಿ ಸಮಸ್ಯೆ ಕಳುಹಿಸುವಾಗ ಜಿಲ್ಲೆ, ತಾಲ್ಲೂಕು, ಗ್ರಾಮ ಪಂಚಾಯತಿ, ಹೆಸರು, ಆರ್ಥಿಕ ವರ್ಷ, ಬಳಕೆದಾರ ಹೆಸರು, ಕಡ್ಡಾಯವಾಗಿ ನಮೂದಿಸಬೇಕು ಎಂದರು.